Mitarbeitende:r Administration (20-40%)

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21.07.2026

3453, Heimisbach

Stellenantritt: Per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung

Organisationstalent mit Herz gesucht.

Unsere Kinder- und Jugendinstitution begleitet Kinder in herausfordernden Lebenssituationen. Damit sich unsere pädagogischen Mitarbeitenden auf ihre Kernaufgabe konzentrieren können, suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Administration zuverlässig, strukturiert und vorausschauend unterstützt.

Deine Aufgaben
- Allgemeine administrative Unterstützung der Institutions- und Standortleitung
- Bearbeitung von Korrespondenz, Protokollen und Dokumenten
- Unterstützung im Personalwesen (Ein- und Austritte, Personaldossiers, Weiterbildungen)
- Mitarbeit im Finanzwesen (Kreditoren, Debitoren, Kassenführung, Rechnungsstellung)
- Verwaltung von Versicherungen, Verträgen und Stammdaten
- Unterstützung bei Projekten
- Pflege unserer digitalen Ablagestruktur und administrativen Prozesse

Das bringst du mit
- Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder vergleichbare Ausbildung
- Weiterbildung als Sachbearbeiter:in (z. B. Personal, Rechnungswesen oder Sozialversicherungen) von Vorteil
- Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich
- Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen
- Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
- Selbstständige, exakte und strukturierte Arbeitsweise
- Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und hohe Dienstleistungsorientierung

Für diese Funktion sind insbesondere folgende Kompetenzen entscheidend:
- Ausgeprägtes Organisationstalent und vernetztes Denken
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten
- Hohe Eigeninitiative und zuverlässige Arbeitsweise
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Sorgfältiger und vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten
- Freude daran, Prozesse mitzugestalten und kontinuierlich zu verbessern
- Sehr gute digitale Kompetenzen sowie Offenheit für neue Systeme und Arbeitsweisen

Das bieten wir dir

- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum
- Mitarbeit in einer modernen Kinder- und Jugendinstitution
- Ein wertschätzendes und engagiertes Team
- Flexible Arbeitszeiten mit Jahresarbeitszeit
- Möglichkeit für teilweises Homeoffice nach der Einarbeitung und nach Absprache
- Mindestens 5 Wochen Ferien
- Zeitgemässe Anstellungsbedingungen
- Unterstützung bei internen und externen Weiterbildungen
- Kurze Entscheidungswege und viel Eigenverantwortung

Haben wir dein Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen. Für Fragen zur Stelle steht dir die Institutionsleitung gerne zur Verfügung.